1. Umfang
Die Sicherungs- und Kontrollfunktion des Inventars verlangt ein aktives Verhalten der Inventarbehörde. Diese fordert nicht nur Unterlagen ein und verlangt Auskünfte, sondern nimmt auch Augenscheine vor und behändigt allenfalls Belege. Sie hat Zutritt zu allen Räumen der verstorbenen Person und kann die Öffnung von Behältnissen verlangen. Zur Durchsetzung ihrer Rechte kann sie nötigenfalls polizeiliche Hilfe in Anspruch nehmen. Die Inventarbehörde kann auch Auskunft über das Einkommen im Todesjahr und über das Einkommen und Vermögen in früheren Jahren verlangen.
Zur Unterstützung dieser Aufgaben sieht § 186 StG mannigfache Mitwirkungspflichten der Erbinnen und Erben sowie der Personen, die mit deren gesetzlicher Vertretung, der Erbschaftsverwaltung oder der Willensvollstreckung betraut sind, vor.
2. Mitwirkungspflichten der Erbinnen und Erben sowie der Personen, die mit deren gesetzlicher Vertretung, der Erbschaftsverwaltung oder der Willensvollstreckung betraut sind
Die in § 186 Abs. 1 StG genannten Personen sind zur Mitwirkung im Inventarverfahren verpflichtet.
Nach § 186 Abs.1a StG haben sie über alle Verhältnisse, die für die Steuerfaktoren der verstorbenen Person von Bedeutung sein können, wahrheitsgetreu Auskunft zu erteilen (Auskunftspflicht). Nach Abs. 1b haben sie Dokumente vorzuweisen (Vorweisungs-/Offenlegungspflicht); sie können auch zur Einreichung der entsprechenden Unterlagen angehalten werden (Einreichungspflicht). Nach Abs. 1c StG schliesslich haben sie Räumlichkeiten und Behältnisse der verstorbenen Person zu öffnen (Öffnungspflicht).
Eine erweiterte Öffnungspflicht trifft Erbinnen und Erben sowie deren gesetzliche Vertretung, die mit der verstorbenen Person in häuslicher Gemeinschaft gelebt oder deren Vermögensgegenstände verwahrt oder verwaltet haben (§ 186 Abs. 2 StG).
§ 186 Abs. 3 StG verpflichtet die genannten Personen, über Nachlassgegenstände, die im Inventar nicht verzeichnet sind, von sich aus Meldung zu erstatten (Meldepflicht). Wer mit der Vertretung der Erbinnen und Erben oder mit der Willensvollstreckung betraut ist, kann sich in der Eigenschaft als Rechtsanwältin/Rechtsanwalt oder Bankinstitut dabei nicht auf das Anwalts- oder Bankgeheimnis berufen.
Schliesslich regelt § 186 Abs. 4 StG im Hinblick auf den Grundsatz des rechtlichen Gehörs die Pflicht zur Anwesenheit bei der Inventaraufnahme (Teilnahme- oder Anwesenheitspflicht). Ist innert nützlicher Frist keine der genannten Personen erreichbar, kann in der Praxis auch eine andere Person beigezogen werden, die über die Verhältnisse der verstorbenen Person Bescheid weiss (z.B. eine Altersheimleiterin, wenn der Verstorbene im Altersheim lebte und die Erbinnen und Erben zuerst gesucht werden müssen).
Die Mitwirkungspflichtigen haben das Recht, in das Inventarverfahren einbezogen und dort angehört zu werden. Verweigerungen der Mitwirkung sind gegebenenfalls nach den §§ 208 und 214 StG zu ahnden.
3. Mitwirkungspflichten Dritter
Auch Dritte sind im Inventarverfahren wie im ordentlichen Veranlagungsverfahren auskunfts- und bescheinigungspflichtig. Diese Pflichten sind in § 187 StG in Verbindung mit den §§ 148 und 149 StG geregelt (s. unten Bemerkungen zu § 187 StG).