1. Im laufenden Veranlagungsverfahren
In die von ihr eingereichten oder von ihr unterzeichneten Akten kann die steuerpflichtige Person jederzeit Einsicht nehmen. Die Einsicht in die übrigen Akten ist ihr nur gestattet, wenn die Ermittlung des Sachverhalts abgeschlossen ist und die Wahrung öffentlicher oder privater Interessen nicht die Geheimhaltung einzelner Aktenstücke erfordert (§ 139 Abs. 1 und 2 StG). Öffentliche oder private Interessen können insbesondere betroffen sein, wenn die steuerpflichtige Person Einblick in Aktenstücke Dritter erhalten könnte, welche von der Behörde für die Veranlagung beigezogen werden. Darunter fallen zum Teil steueramtliche Meldungen oder beispielsweise Erfahrungszahlen aus anderen Betrieben.
Es besteht kein Anspruch auf Einsicht in verwaltungsinterne Akten. Dies sind Unterlagen, denen für die Behandlung eines Falles kein Beweischarakter zukommt, welche vielmehr ausschliesslich der verwaltungsinternen Meinungsbildung dienen und somit nur für den verwaltungsinternen Gebrauch bestimmt sind (Entwürfe, Notizen, Hilfsbelege usw.).
Die Akteneinsicht kann verweigert werden, solange die Ermittlung des Sachverhaltes noch im Gange ist, und daher eine gehörige Veranlagung durch die vorzeitige Gewährung der Akteneinsichtnahme in Frage gestellt würde. Die Sachverhaltsermittlung ist spätestens mit der Eröffnung des Einspracheentscheides abgeschlossen. Wird der steuerpflichtigen Person die Einsichtnahme in ein Aktenstück verweigert, darf darauf zu ihrem Nachteil nur abgestellt werden, wenn ihr die Behörde von dem für die Sache wesentlichen Inhalt mündlich oder schriftlich Kenntnis und ausserdem Gelegenheit gegeben hat, sich zu äussern und Gegenbeweismittel zu bezeichnen (§ 139 Abs. 3 StG). Auf Begehren einer steuerpflichtigen Person bestätigt die Behörde die Verweigerung der Akteneinsicht durch eine Verfügung, die durch Verwaltungsgerichtsbeschwerde angefochten werden kann (§ 139 Abs. 4 StG).
2. Nach Rechtskraft der Veranlagung
Ausserhalb eines laufenden Verfahrens bzw. nach rechtskräftiger Erledigung des Veranlagungsverfahrens steht der steuerpflichtigen Person das Recht zu, Einsicht in die Akten zu nehmen. Sie hat jedoch in diesen Fällen ein schutzwürdiges Interesse nachzuweisen. An den Nachweis des schutzwürdigen Interesses werden keine hohen Anforderungen gestellt. Das Recht zur Akteneinsicht umfasst nicht auch das Recht auf förmliche Aktenedition. Die Herausgabe von Originalakten unterbleibt. Hingegen werden - bei grösserem Umfang gegen Gebühr - Kopien der von der steuerpflichtigen Person selber eingereichten Aktenstücke herausgegeben.
3. Akteneinsichtsrecht Dritter
3.1 Ehegatten
Gemeinsam zu veranlagenden Ehegatten steht ein gegenseitiges Akteneinsichtsrecht zu (§ 139 Abs. 1 StG). Getrennt veranlagten Ehegatten steht ein Akteneinsichtsrecht nur noch insoweit zu, als es sich um Steuerakten der Zeit handelt, in der die Ehegatten noch gemeinsam veranlagt wurden.
3.2 Erbinnen und Erben
Erbinnen und Erben von verstorbenen Steuerpflichtigen werden als deren Gesamtnachfolger (§ 19 Abs. 1 StG) grundsätzlich wie die Steuerpflichtigen selber und nicht wie Dritte behandelt. Das gilt auch dann, wenn die Steuerpflichtigen verheiratet waren und die Einsicht in die Steuerakten Aufschluss über Einkommen und Vermögen des überlebenden Ehegatten (Drittperson) erlaubt. Die Einsicht in die Akten kann von jeder Erbin oder jedem Erben einzeln verlangt werden. Ein gemeinsames Handeln aller Erbinnen und Erben ist nicht erforderlich.
Analoges gilt auch für Personen, die im Namen oder anstelle der Erbinnen und Erben handeln (mit der Willensvollstreckung amtlichen Erbschaftsverwaltung, Erbenvertretung oder Liquidation betraute Personen).
3.3 Konkursverwaltung
Die Konkursverwaltung (Art. 237/240 SchKG) kann die gleichen Rechte geltend machen, die den Konkursiten zustehen. Sie übernimmt (in Erfüllung ihrer Amtspflicht) die Verwaltung, Verwertung und Verteilung der Masse.
4. Herausgabe von Steuerakten
§ 139 StG beinhaltet lediglich ein Akteneinsichtsrecht bei der Behörde, nicht aber eine förmliche Editionspflicht. Die Herausgabe von Originalakten kommt regelmässig nicht in Frage. Hingegen können Kopien der von der steuerpflichtigen Person selber eingereichten Aktenstücke herausgegeben werden. In vielen Fällen genügt es, der einsichtsberechtigten Person konkrete Antworten auf präzise Fragen zu erteilen.
Es besteht auch für den in der Sache befassten Anwalt kein Anspruch, Originalakten zur Einsicht nach Hause oder in das Büro zugestellt zu erhalten (VGE vom 30.7.1997 i.S. A.).
Grundsätzlich besteht keine Verpflichtung der Veranlagungsbehörde zur Auflage von Akten, auf die man sich nicht beruft. Bei Herausgabe von Akten, z.B. an das Kantonsgericht, sind vertrauliche Akten, die mit der Steuerveranlagung nicht in ursächlichem Zusammenhang stehen, auszusondern. Ist eine Auflage unumgänglich, ist das Gericht auf das Problem der Vertraulichkeit aufmerksam zu machen.
Für die Herausgabe von Steuerstrafakten vgl. LU StB Bd. 2a Weisungen StG § 220 Nr. 1 Ziff. 4.